PANDUAN MEMBUAT SOP PERUSAHAAN BARU

ISI MANUAL SOP

Adapun  panduan sederhana untuk membuat  SOP jasa Satuan Pengamanan adalah :

1. Persetujuan
   Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan
   Untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi
   Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan
   Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur
   Yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran
   Dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha
   Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei
   Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
3. Daftar Kebutuhan
   List semua peralatan, hardware dan software (bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Cost
   Hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
5. Pilih System terbaik yang akan dikembangkan
   Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Draft SOP
   Siapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terkait, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas di atas, termasuk testing (trial and error).
7. Persetujuan
   Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut. Pelaksanaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

SUKSES PENERAPAN SOP

Kesuksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

1. Support Semua Departemen
   Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.

2. Komitment Pimpinan Perusahaan
   Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.